MAGELANG - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jateng terus berupaya meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di instansi pemerintah guna mempertahankan predikat sangat baik dari Arsip Nasional RI. Antara lain selalu berpedoman pada empat pilar kearsipan dan menerapkan sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi.

"Kualitas pengelolaan arsip di instansi pemerintah adalah salah satu target dalam program reformasi birokrasi, hasil pengawasan kearsipan merupakan salah satu komponen dalam penilaian reformasi birokrasi di instansi pemerintah," ujar Sekretaris Daerah Jateng Sri Puryono KS saat memberi sambutan dalam acara Rakor Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal di Grand Artos Hotel Kota Magelang, Kamis (24/10/2019). 

Sekda mengatakan, Arsip Nasional RI pada tahun 2018, telah melaksanakan pengawasan kearsipan eksternal terhadap Pemerintah Provinsi Jateng, dengan nilai 92,02. Atas hasil penilaian tersebut, Jateng menjadi satu-satunya provinsi yang memperoleh kategori sangat baik.

"Maka di sinilah penyelenggaraan rakor pengawasan kearsipan eksternal merupakan momentum bersama untuk melakukan pembenahan agar pengelolaan lebih baik, sistematis, dan dinamis," katanya.

Disebutkan, dalam pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan harus berpedoman pada empat pilar kearsipan. Yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem klasifikasi dan keamanan akses arsip, serta jadwal retensi arsip. Sementara itu, terkait perkembangan informasi teknologi, dalam rangka pelaksanaan revolusi industri 4.0, maka Pemprov Jateng telah menyikapi secara positif. 

"Diantaranya dengan menyusun tata naskah dinas elektronik (Tinde). Hal ini merupakan salah satu pilar penyelenggaraan kearsipan dan masuk dalam aspek pengawasan yang digunakan dalam pengolaan arsip," katanya.

Selain itu, sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis di lingkungan instansi atau lembaga. Melalui sistem informasi kearsipan dinamis, diharapkan dapat meningkatkan tata usaha surat menyurat, mempercepat penerimaan informasi dan proses keputusan, petunjuk serta arahan pimpinan.

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jateng Prijo Anggoro meminta semua jajarannya mempertahankan prestasi kearsipan yang diraih Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jateng pada 2018. Pihaknya akan meningkatkan kerjasama dengan OPD terkait di tingkat daerah.

"Penilaian tahun 2019 berbeda dengan tahun sebelumnya. Penilaian sekarang juga melibatkan dinas terkait di kabupaten/kota. Sehingga sehebat apapun kita tidak akan bisa mempertahankan prestasi tanpa didukung OPD," tandasnya. 

Dalam kesempatan tersebut juga dilakukan penyerahan monitoring tindak lanjut pengawasan kearsipan eksternal 35 kabupaten/kota se-Jateng tahun 2019 berdasarkan kategori predikat. Yakni predikat sangat memuaskan ada 4 daerah, memuaskan (12), sangat baik (11), baik (7), dan cukup (1). 

Baca juga : Berbasis Inklusi, Sekda Dorong Replikasi Perpustakaan Kucica di Daerah Lain